Bayerischer Landesverband für Gartenbau und Landespflege e.V.

Neustrukturierung und Automatisierung der Mitgliederdatenverwaltung – für eine einfache, schnelle und flexible Nutzung

Als Dachorganisation der über 3.300 bayerischen Obst- und Gartenbauvereine unterstützt der bayerische Landesverband für Gartenbau und Landespflege die Aktivitäten seiner mehr als 550.000 Mitglieder. Die gemeinsamen Ziele und zentralen Punkten der Organisation umfassen wichtigen öffentliche Aufgaben in den Bereichen Gartenkultur, Landesverschönerung, Heimatpflege, Natur- und Umweltschutz.

Ausgangssituation

Zurzeit verwaltet der Landesverband Ihre Mitgliederdaten mit Hilfe von Microsoft Dynamics Navision. Dies wurde bis dato realisiert durch die Übersendung von ausgedruckten Tabellen der Vereine, die einmal jährlich an den Landesverband gesendet und von einer Mitarbeiterin des Landesverbandes in Navision aktualisiert wurden.

Der ursprüngliche Lösungsansatz des Kunden verfolgte eine Aktualisierung der Navision Software auf die aktuelle Version, was jedoch aufgrund eines enormen Zeit- und Kostenaufwandes verworfen wurde. Ehrungen waren bisher mit enormem administrativem Aufwand verknüpft, da diese in Antragsform monatlich kategorisiert und durch einen Mitarbeiter bearbeitet wurden.

Zielsetzung

Aufgrund dieser derzeitigen Lage wurde durch den Landesverband entschieden, eine Neustrukturierung und Automatisierung der Mitgliederdatenverwaltung umzusetzen. Im ersten Schritt der Umsetzung sollen die Vorstände die Mitgliederdaten Ihrer Vereine in einer Online-Plattform aktualisieren, die dann durch den Landesverband abgefragt werden können. Als nächsten Schritt soll die Abfrage auf die Mitglieder selbst ausgelagert werden.

Zusätzlich ist eine automatisierte Verwaltung der Ehrungen der Mitglieder gewünscht, um den Mitarbeiter des Landesverbandes zu entlasten.

Allgemeine Anforderungen an das System für die Umsetzung:

• Die bisherige Mitgliederverwaltung durch Navision soll gänzlich ersetzt werden.
• Das neue System soll die Verwaltung der Abos, Mitglieder und Ehrungen ermöglichen.
• Kontroll-/Abfragerechte für die übergeordneten Vereine auf die unterstellen Mitgliedsdaten.
• Das neue System soll eine referenzierbare Historie aufweisen mit eindeutiger Zuordnung der Mitglieds-Nr. – eine doppelte Vergabe wie im alten System soll damit verhindert werden.
• Das neue System soll auf ein externes Rechenzentrum ausgelagert werden.
• Zudem soll es die Möglichkeit geben, dass der Nutzer auf eine neue Rechnung hingewiesen wird.
• Lösung

Lösung

Die bisherigen Funktionen von Navision wurden aufgespalten in eine separate Mitgliederdatenverwaltung inkl. Rechnungserstellung, eine neue Verlagssoftware und eine externe Software für die Buchhaltung.

Die neue Plattform wurde über einen Login-Button in die bisherige Homepage eingebunden. Somit hat der Nutzer das Gefühl, er befindet sich auf seiner eigenen Datenbank für die Vereinsmitglieder.

Für die Verwalter des Vereins wurde eine Art Cockpit integriert mit den folgenden Funktionen:

• Selbstständige Mitgliederdatenverwaltung
• Schnellübersicht über anstehende Ehrungen von Mitgliedern
• Übersicht der Datenkonsistenz der gespeicherten Daten seiner Mitglieder in der Datenbank
• Die Anzahl der Mitglieder, die benötigt werden, um aus den Einzel-Abos eine Sammel-Abo zu erstellen