Migration auf Liferay DXP: Modernisierung des TÜV Hessen Intranets

Ein Intranet ist das Herzstück der internen Kommunikation eines Unternehmens. Es spielt eine entscheidende Rolle bei der effizienten Zusammenarbeit und dem Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern. Im Rahmen des TÜV Hessen Intranet Relaunchs wurde das bestehende System modernisiert und auf eine neue Digital-Experience-Plattform Liferay DXP migriert.

Ausgangslage

Bisher befand sich das TÜV Hessen Intranet auf „Atlassian Confluence On-Premise“. Der Anbieter Atlassian stellt jedoch ab dem 15.02.2024 seinen Support für das On-Premise-Produkt Confluence Server ein. Ab diesem Zeitpunkt wird es keine weiteren Sicherheitsupdates mehr geben, wodurch die IT Sicherheit potenziell in Gefahr ist. Auch der Wechsel in die Cloud stellt für das TÜV Hessen Intranet keine adäquate Alternative dar. Bei der Entscheidung der globalen IT für ein neues Intranet System fiel die Wahln auf die Digital-Experience-Plattform „Liferay“.

Zusammen mit dem Systemwechsel wird zudem ein neues Designkonzept entwickelt. Damit werden die Intranet benutzerfreundlich angepasst sowie auf das aktuelle TÜV SÜD CI umgestellt.

Problem und Zielsetzung

Die Herausforderungen beim TÜV Hessen Intranet Relaunch waren vielfältig. Es war immense Zeitdruck vorhanden, denn der Termin, ab dem das bisherige System nicht mehr genutzt werden konnte, rückte näher. Die zu lösenden Aufgaben bezüglich des neuen Systems häuften sich. Zudem war eine automatisierte Migration keine praktikable Option. Weil der Relaunch einen idealen Zeitpunkt darstellte, sämtliche Inhalte auf aktuellen Stand zu bringen wurde individuell optimiert. Außerdem wurden die Inhalte mittels neuem Designkonzept in Einklang mit den TÜV SÜD CI Richtlinien gebracht.

Die Zeit zur Umsetzung war knapp bemessen. Denn zu Anfang fehlten eigene Erfahrungswerte mit der neuen Digital-Experience-Plattform. Einige Fragen ließen sich erst im Verlauf der Umsetzung und durch umfangreiche Tests nachhaltig klären.

Das Ziel bestand darin, möglichst schnell eine Symbiose aus dem bisherigen Intranet und den zahlreichen Möglichkeiten des neuen Systems zu schaffen. TÜV Hessen sollte zum vereinbarten Zeitpunkt, ein auf seine speziellen Bedürfnisse abgestimmtes, Intranet zur Verfügung stehen.

Lösung

Für eine schnelle Umsetzung war eine sorgfältige Planung entscheidend. Vorausschauend und nach Prioritäten sortiert wurden die Aufgaben direkt an die verantwortlichen Teammitglieder adressiert. Dies erfolgte in kurzen Intervallen, um auf wichtige Themen schnell reagieren und erforderliche Maßnahmen umsetzen zu können. Die agile Arbeitsweise hat sich bereits in zahlreichen unserer Projekte als erfolgreiche Lösung bewährt.

Umsetzung und Migration

Projektziele des TÜV Hessen Intranet Relaunch

Zunächst werden Projektziele und Lösungsansätze für den grundlegende Projektablauf definiert. Das zusammengstellte Projektteam stimmt, gemeinsam mit dem Kunden im Zweiwochenrhythmus die anstehenden Aufgabenpakete ab. Eine Vorschau zur Planung der nächsten Schritte und eine Retrospektive der bereits abgearbeiteten Punkte durchgeführt.

Der wichtigste erste Schritt bestand darin, die noch unbekannte Digital-Experience-Plattform Liferay DXP ausgiebig kennenzulernen. Eine Voraussetzung, um alle technischen Möglichkeiten, die dieses System bietet, zu verstehen. Der Fokus lag dabei auf Funktionen, in der vom TÜV Hessen ausgewählten Version von Liferay DXP verfügbar sind.

Eine Digital-Experience-Plattform (DXP) ist eine umfassende Softwarelösung. Sie unterstützt Unternehmen dabei, digitale Erlebnisse für ihre Kunden, Mitarbeiter und Partner zu schaffen und zu verwalten. Dabei werden verschiedene Technologien wie Content-Management, Datenanalyse, Personalisierung und Multichannel-Marketing miteinenader verbunden. So entsteht ein nahtloses und ansprechendes Nutzererlebnis über verschiedene digitale Kanäle hinweg. Je nach Version kann eine DXP unterschiedliche Funktionen und Features anbieten, um allen individuellen Kundenansprüchen gerecht zu werden und neue technische Innovationen zu integrieren.

Designkonzept für den Relaunch entwickeln

Neben der technischen Implementierung der Liferay DXP Entwicklungsinstanz und einer Testinstanz, wurde das neue Designkonzept entwickelt. Dies bot folgende Vorteile, die in das User Experience Design der Nutzeroberfläche einflossen:

• Markenspezifische Ansprache
• Funktionalität und Nachhaltigkeit
• Klare und intuitive Wege der Benutzung
• Flexible Design-Elemente, die sich anpassen
• Flexiblen Workflow durch agile Arbeitsweise
• Steigern der Zufriedenheit bei der Nutzung
• Steigern der Produktivität im Team
• Vermeiden von Bedienungsfehlern durch Support, Schulungsmaßnahmen und Betreuung

Einen umfassenden Einblick in unsere Designkonzepte für eine positive Benutzererfahrungen und mehr Nutzerakzeptanz bietet der Bereich 270° Design. Hier werden alle Vorteile von strategisch angelegten User Experience Design, Content-Konzepten und modular entwickelte Design Systemen beschrieben.

Pattern-Library für das TÜV Hessen Intranet

Für eine möglichst schnelle Umsetzung haben wir alle Seitenbausteine und Design-Patterns in einer Pattern-Library nummeriert gelistet. Damit lassen sich folgende Arbeitsabläufe koordinieren:

• Welche der Seitenbausteine und Design-Patterns sind für die wichtigsten Inhaltsseiten notwendig? Diese werden bei der Umsetzung priorisiert.
• Welche Seitenbausteine und Design-Patterns wurden bereits umgesetzt, getestet und final freigegeben?
• Wo gibt es noch Fragen, technische Unklarheiten oder Abstimmungsbedarf? Denn so lassen sich im weiteren Voraus Schwierigkeiten vermeiden.
• Welche Inhaltsseiten können mit den bestehenden Design-Patterns bereits migriert werden? Wo fehlen noch genötigte Lösungen zum Abbilden von Inhalten?

Test-Szenarien für den TÜV Hessen Intranet Relaunch

Zudem werden parallel auch die technischen Anforderungen der neuen Intranet-Plattform auf verschiedenen Instanzen umgesetzt und getestet:

• Zugreifen über VPN und Authentifizierung nach Vorgaben der IT Sicherheit Standards
• Adaptieren der Navigationsstruktur und Strukturieren in verschiedene Bereiche
• Entwickeln von Rollen- und Rechtekonzepten sowie die Vergabe der entsprechenden Berechtigungen
• Anpassen an die aktuellen CI Vorgaben und globalen Richtlinien der TÜV SÜD AG

Vor Migration der Inhaltseiten entstanden prototypische Content-Seiten. So wird sichergestellt dass alle benötigten Design-Patterns für die Migration der Inhalte vorhanden sind. Für die Dokumentation und Weitergabe des so erarbeiteten Know-How verfasste ars navigandi Tutorials und Schritt-für-Schritt Anleitungen. Zustätzlich wurden Workshops und Online-Schulungen dazu genutzt, ausgewählten MitarbeiterInnen des TÜV Hessen mit der neuen Benutzeroberfläche und den Content-Funktionen vertraut zu machen.

Die, für die Migration verantwortlichen BereichsgärtnerInnen wurden dazu befähigt selbständig den Umgang mit der neuen Intranet-Plattform zu erlernen. Dabei wurden Hemmschwellen verringert, die Akzeptanz neuer Bearbeitungswege gesteigert und dabei unterstützt neue Content-Konzepte auszuprobieren. Das Know-how zum Anlegen der Inhalte wurde von den BereichsgärnterInnen in den jeweiligen Teams weitergegeben.

Zusätzlich unterstützte ars navigandi den TÜV Hessen bei der finalen Migration von Inhalten. Ausgewählte Bereiche der Content-Migration wurden übernommen. Durch diese Zusammenarbeit konnten wir das angepeilte Ziel mit vereinten Kräften erreichen.

Ausblick

Rechtzeitig vor dem Support-Ende des zuvor genutzten Atlassian On-Premise-Produkts Confluence Server ist das TÜV Hessen Intranet verfühgbar. Mit einem neuen »Look and Feel« wird die Digital-Experience-Plattform Liferay nun täglich von den MitarbeiterInnen von TÜV Hessen als wichtiges Kommunikationstool genutzt.

Seit dem unterstützt die ars navigandi Werft bei weiteren Anpassungen uns sorgt für Wartung und Pflege des Systems. Darüber hinaus stehen wir weiterhin gerne mit Rat und Tat zur Seite, um neue Ideen, Wünsche oder CI-Vorgaben umzusetzen.